为了做好办公耗材采购和供应工作，保证我校教学、科研等各项工作正常进行，结合学校工作的实际，制定本办法。

一、办公耗材范围

由学校国资处集中采购的办公耗材，包括：硒鼓、墨盒、墨粉、电池、刻录光盘、色带、电源插座、优盘、移动硬盘、复印纸等。

二、供应商确定

原则上每年度进行一次公开招标，来确定供应商，招标工作按大连大学招投标工作流程进行。招标确定办公耗材供应商和价格，签订合同。耗材市场价格变动超过10%时，双方协商价格变动事宜，并签订变更协议。进货采用随时需要、随时送货的方式，每季度盘点和付款一次，校内同时从各部门账户扣款。

三、办公耗材管理流程

办公耗材的管理工作分为三部分：耗材申请和发放、库房盘点和付款、档案管理。详见办公耗材管理流程图。

1. 耗材申请和发放

办公耗材的申请和发放工作包括申请、审批、采购、验收、入库、出库（发放）环节。

1.1 申请

使用部门资产秘书填写“办公耗材需求表”（以下简称“需求表”），使用部门领导签字，提交给国资处保管员。

1.2 审批

保管员将各部门“需求表”内容汇总，并结合库存情况，填写“大连大学办公耗材采购计划/验收单”（以下简称“计划单”），资产管理主管处长签字，提交给采购员。

1.3 采购

物资采购主管助理签字，采购员将“计划单”发给供应商，开始进货。

1.4 验收

到货后，保管员依据“计划单”，对货物的型号、规格、数量、外包装进行验货，合格项签字，不合格项或缺货项在备注栏注明，复印三份，保管员、采购员、记账员、供应商各一份。

1.5 入库

供应商提供“进货单”三份，保管员、记账员、采购员各一份。

1.6 出库（发放）

保管员向各部门发放耗材，并返回给使用部门、记账员各一联“需求表”。保管员依据“进货单”和部门“需求表”记录“耗材账”（纸质账、电子账各一份，含入库、出库、库存）。记账员依据“计划单”、 “进货单”、 “需求表”填写“耗材汇总表”。

2. 库房盘点和付款

库房盘点和付款工作包括库房盘点、从各部门账户扣款、向供应商付款三个环节。

2.1 库房盘点

记账员组织保管员、采购员，按季度盘点库房和对账。盘点库房主要是核对库房货物的账物相符程度，对账主要是记账员的“耗材汇总表”与保管员的“耗材账”进行核对。同时对库存物资的报损、报废、价格变动、盘盈、盘亏等情况进行核查，说明原因。最终形成“库房盘点记录”。

2.2 扣款

盘点后，保管员填写“转账表”，国资处资产主管处长、处长签字后，提交至财务处，从各部门账户扣款。

2.3 付款

盘点后，采购员填写“结算表”，处长、主管校长、校长签字，向供应商付款。

3. 档案管理

记账员按照盘点时间节点进行文件存档。

四、质量保障

使用部门发现质量问题，及时通知采购员。

签订合同的同时要求供应商签订“质量承诺书”。货物质量出现问题时，可依据承诺书，要求供应商进行更换调整，赔偿学校损失。如问题非常严重，无法解决，可依据合同和承诺书通过法律途径解决。

五、其他说明

供应商提供的国产兼容硒鼓，可以在供货前由供应商在硒鼓上粘贴易碎贴，作为供应商供货的基本依据。

供应商提供的货物，有产品序列号的，需要在“大连大学办公耗材采购计划/验收单”备注栏中标注。

如有价格变动或其他变动，双方签订变更协议，同时填写“货物变更单”。

大连大学 国有资产管理处

2012年6月10日