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大连大学国有资产管理处办公耗材管理办法
2012-09-14 gzc  本站原创 审核人:   (点击:)

大连大学国有资产管理处办公耗材管理办法

作者:gzc 文章来源:本站原创 点击数:1424 更新时间:2012-9-14

为了做好办公耗材采购和供应工作,保证我校教学、科研等各项工作正常进行,结合学校工作的实际,制定本办法。

一、办公耗材范围

由学校国资处集中采购的办公耗材,包括:硒鼓、墨盒、墨粉、电池、刻录光盘、色带、电源插座、优盘、移动硬盘、复印纸等。

二、供应商确定

原则上每年度进行一次公开招标,来确定供应商,招标工作按大连大学招投标工作流程进行。招标确定办公耗材供应商和价格,签订合同。耗材市场价格变动超过10%时,双方协商价格变动事宜,并签订变更协议。进货采用随时需要、随时送货的方式,每季度盘点和付款一次,校内同时从各部门账户扣款。

三、办公耗材管理流程

办公耗材的管理工作分为三部分:耗材申请和发放、库房盘点和付款、档案管理。详见办公耗材管理流程图。

1. 耗材申请和发放

办公耗材的申请和发放工作包括申请、审批、采购、验收、入库、出库(发放)环节。

1.1 申请

使用部门资产秘书填写“办公耗材需求表”(以下简称“需求表”),使用部门领导签字,提交给国资处保管员。

1.2 审批

保管员将各部门“需求表”内容汇总,并结合库存情况,填写“大连大学办公耗材采购计划/验收单”(以下简称“计划单”),资产管理主管处长签字,提交给采购员。

1.3 采购

物资采购主管助理签字,采购员将“计划单”发给供应商,开始进货。

1.4 验收

到货后,保管员依据“计划单”,对货物的型号、规格、数量、外包装进行验货,合格项签字,不合格项或缺货项在备注栏注明,复印三份,保管员、采购员、记账员、供应商各一份。

1.5 入库

供应商提供“进货单”三份,保管员、记账员、采购员各一份。

1.6 出库(发放)

保管员向各部门发放耗材,并返回给使用部门、记账员各一联“需求表”。保管员依据“进货单”和部门“需求表”记录“耗材账”(纸质账、电子账各一份,含入库、出库、库存)。记账员依据“计划单”、 “进货单”、 “需求表”填写“耗材汇总表”。

2. 库房盘点和付款

库房盘点和付款工作包括库房盘点、从各部门账户扣款、向供应商付款三个环节。

2.1 库房盘点

记账员组织保管员、采购员,按季度盘点库房和对账。盘点库房主要是核对库房货物的账物相符程度,对账主要是记账员的“耗材汇总表”与保管员的“耗材账”进行核对。同时对库存物资的报损、报废、价格变动、盘盈、盘亏等情况进行核查,说明原因。最终形成“库房盘点记录”。

2.2 扣款

盘点后,保管员填写“转账表”,国资处资产主管处长、处长签字后,提交至财务处,从各部门账户扣款。

2.3 付款

盘点后,采购员填写“结算表”,处长、主管校长、校长签字,向供应商付款。

3. 档案管理

记账员按照盘点时间节点进行文件存档。

四、质量保障

使用部门发现质量问题,及时通知采购员。

签订合同的同时要求供应商签订“质量承诺书”。货物质量出现问题时,可依据承诺书,要求供应商进行更换调整,赔偿学校损失。如问题非常严重,无法解决,可依据合同和承诺书通过法律途径解决。

五、其他说明

供应商提供的国产兼容硒鼓,可以在供货前由供应商在硒鼓上粘贴易碎贴,作为供应商供货的基本依据。

供应商提供的货物,有产品序列号的,需要在“大连大学办公耗材采购计划/验收单”备注栏中标注。

如有价格变动或其他变动,双方签订变更协议,同时填写“货物变更单”。

大连大学 国有资产管理处

2012年6月10日

大连大学国有资产管理处办公耗材管理文档清单

序号

文件名称

填写

签字部门

份数

存档部门

备注

1

办公耗材需求表

使用部门

使用部门资产秘书、负责人,保管员

4

使用部门,保管员,记账员,财务处

2

大连大学办公耗材采购计划/验收单

保管员

保管员、资产处长,采购员,采购助理

4

保管员,采购员,记账员,供应商

3

货物变更单

采购员

采购员,采购助理

4

保管员,采购员,记账员,供应商

4

进货单

供应商

复印件

2

保管员,采购员,记账员

5

耗材账(纸质、电子各一份)

保管员

保管员

2

保管员(纸质),记账员(电子)

6

耗材汇总表

记账员

保管员,采购员,记账员

1

记账员

7

库房盘点记录

记账员

保管员,采购员,记账员

1

记账员

8

转账表

保管员

保管员,国资处资产处长、处长

3

保管员,记账员,财务处

9

结算表

采购员

采购员,国资处长

3

采购员,记账员,财务处

10

发票

供应商

采购员,国资处长,主管校长,校长

3

采购员,记账员,财务处

其中2份为复印件

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