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大连大学货物采购工作流程
2014-06-03 gzc  本站原创 审核人:   (点击:)

(面向使用部门)

为规范我校货物及服务采购,明确采购过程中使用部门的工作内容、责任和义务,根据国家、省、市及学校关于采购工作相关法律法规和管理办法,结合监察、审计的有关规定,制定本工作流程。

一、确认采购项目经费

1.使用部门首先确认采购项目经费,核准资金来源。根据市财政、项目主管部门、学校批准的计划进行采购,各使用部门预算有调整的,要以最终批准预算为准。

二、采购项目论证

2.使用部门编写《大连大学货物采购项目论证报告》(附件1)和“大连大学货物采购计划表”(附件2),提交至国有资产管理处。其中论证报告中的“办公设备、办公家具配备情况调查表”和“ 与采购项目相关设备、家具情况调查表”以当前帐为准。

3.论证小组包括专家、国有资产管理处和归口部门(校办,教务处,学科建设处,科技处,人文社科处,研究生部等),专家从学校资产管理专家库和大连市财政局政府采购专家库抽取。使用部门主管领导、项目负责人及相关人员参会。论证目的是优化货物及服务采购项目的质量,在预算范围之内使采购项目的方案、参数更为完善和合理。办公设备及家具,要符合学校规定的配备标准。

4.国资处组织论证小组进行采购项目论证。论证小组听取使用部门的汇报,讨论采购计划,参考采购项目论证报告及国资处审核意见,给出建议。

三、提交“大连大学货物采购计划表”

5.使用部门根据论证会专家建议,填写“大连大学货物采购计划表”(附件2),并注意以下事项:

1) 【资金来源】项,按照预算填写,如超预算,需经财务处批准;

2) 【技术指标】项,务必填写详细、清晰;

3) 价格合理,不能过高,也不能过低,否则影响采购进程;报价包括包装、运输、安装、调试、培训等,直至设备和系统正常运行的全部费用;

4) 填表前应做详尽的市场调研,所列货物属于市场主流或前沿产品,无停产产品;

5) 保修期等信息填写准确。

6.“大连大学货物采购计划表”的审批及签字

(1)部门经费:

1) 使用部门项目负责人签字,部门主管领导签字,加盖骑缝章;

2) 财务处签字;

3) 主管校领导签字。

(2)专项经费:

1) 使用部门项目负责人签字,部门主管领导签字,加盖骑缝章;

2) 归口部门负责人签字,加盖骑缝章;

3) 主管校领导签字;

(3)科研经费:

1) 项目负责人签字;

2) 科技处/人文社科处负责人签字;

3) 财务处签字。

7.签字审批后,使用部门将“大连大学货物采购计划表”提交至国资处,同时提交电子版。

四、提交校长办公会

8.国资处组织使用部门、归口部门进行会前准备工作,组织材料,提交校长办公会审议。

9.根据校长办公会纪要,国资处负责进行分散采购和协议采购工作,招投标办公室负责进行招标采购工作。

五、合同签订及供货

10.根据招投标办公室转交的招标相关文件编制合同。财政性资金采购项目,由国有资产管理处组织合同签订,非财政性资金由使用部门组织合同签订。签订后合同提交至市采购办进行合同备案。

11.合同签订后,国有资产管理处、使用部门共同督促中标单位进行供货,并就供货、培训等事宜进行协商。使用部门要积极做好货物到货前安装场地等条件的准备工作,并做好到货后的安装、调试和验收的准备工作,确保货物尽早投入使用。

六、验收

12.财政性资金采购项目,由国有资产管理处组织验收。非财政性资金由使用部门组织验收。验收小组成员包括专家、国资处、监察处、归口管理部门和使用部门,专家从学校采购工作专家库和大连市财政局政府采购专家库抽取。

13.使用部门验收前需进行以下准备工作:(1)进行设备调试及预验收;(2)开展大型设备培训,填写“大连大学大型仪器设备培训记录”(附件3);(3)填写“大连大学资产验收凭证”(附件4)。

14.验收包括合同验收、技术验收和入账验收。合同验收是对采购项目的到货情况、货物与合同相符情况进行验收;技术验收是对货物的技术参数相符情况、使用情况、设备培训情况进行检查和验收;入账验收是根据相关规定和现场实际情况对资产验收凭证的填写进行验收。

15.使用部门采购项目负责人、主管领导、一把手在验收文件上签字。使用部门采购项目负责人、主管领导、一把手、归口部门负责人在发票上签字。

七、入账

16.使用部门入账时应注意:(1)教育单位固定资产的入账价值原则上是按实际成本入账,所谓实际成本是指固定资产在形成过程中所有支出的总额;(2)不够入账条件(< 500元)的应填写“大连大学耗材/低值耐用品入库单”(附件5);(3)接受捐赠固定资产按有关捐赠协议入账。

八、付款

17.财政性资金付款工作由国资处负责。非财政性资金付款工作由使用部门负责。

九、退质保金

18.质保金到期后,供应商填写《大连大学货物采购项目质保金申退表》(附件8),供应商负责人签字加盖公章后提交至使用部门。

19.使用部门说明质保期内采购货物的使用情况,签署是否同意退还质保金意见,部门主管领导(一把手)和经办人签字,并加盖部门公章,提交至国资处,由国资处完成后续质保金支付工作。

附件1:大连大学货物采购项目论证报告

附件2:大连大学货物采购计划表

附件3大连大学大型仪器设备培训记录

附件4大连大学资产验收凭证

附件5:大连大学耗材/低值耐用品入库单

附件6:大连大学货物采购项目质保金申退表

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